Heb je weleens te maken gehad met ongewenst gedrag op het werk? Het kan ontzettend ongemakkelijk zijn en veel impact hebben op je werkplezier. Het goede nieuws is dat er manieren zijn om hiermee om te gaan en het bespreekbaar te maken. Ik geef je 10 handvatten om een goed gesprek met je collega aan te gaan.
1. Zet je verhaal op papier
Het kan lastig zijn om je gedachten en gevoelens onder woorden te brengen tijdens een gesprek. Misschien ben je bang dat de ander zich aangevallen voelt? Of dat je niet uit je woorden komt? Het kan helpen om van tevoren een brief te schrijven waarin je opschrijft wat je dwarszit en wat je graag wilt bespreken. Allereerst kan dit helpen om alles op een rijtje te zetten voor jezelf. Tijdens het gesprek kun je deze brief ook voorlezen of gebruiken als leidraad. Dit zorgt ervoor dat je niets vergeet en helpt je om je boodschap helder en rustig over te brengen. Het geeft je controle over de manier waarop jij je boodschap overbrengt.
1. Kies het juiste moment
Timing is alles. Kies een rustig moment om het gesprek te beginnen, zoals tijdens een koffiepauze of aan het einde van de werkdag wanneer jullie minder gestrest zijn. Vraag je collega bijvoorbeeld: “Heb je even tijd om straks na de lunch iets te bespreken? Ik zou graag iets met je willen bespreken.” Probeer hier niet te lang mee te wachten, zodat je voorkomt dat het onnodig groot wordt. Denk maar aan een kleine sneeuwbal die gaat rollen. Als je hem niet stopt, wordt hij steeds groter en lastiger te hanteren. Bekijk ook hier de post over ‘zegeltjes plakken’.
2. Neem je collega apart
Als je ziet dat er iets gebeurt dat niet door de beugel kan, neem je collega dan apart, bijvoorbeeld na een teamoverleg. Dit voorkomt dat de ander zich (publiekelijk) vernederd voelt en maakt het makkelijker om open en eerlijk te praten zonder druk van anderen.
3. Luister om te begrijpen
Het begint allemaal met luisteren, écht luisteren. Wanneer je het gesprek aangaat, geef je collega ook de ruimte om zijn of haar kant van het verhaal te vertellen. Probeer niet meteen te oordelen of in de verdediging te schieten. Stel (open) vragen om beter te begrijpen wat er precies aan de hand is. Luister met de intentie om te begrijpen, niet om te reageren.
4. Ga het dialoog aan
Een goed gesprek begint met een open houding. Vertel je collega rustig wat je hebt ervaren en hoe het gedrag jou heeft beïnvloed. Gebruik daarbij ik-boodschappen, zoals “Ik voelde me ongemakkelijk toen…”. Dit voorkomt dat je collega zich aangevallen voelt en helpt het gesprek constructief te houden.
5. Geef concrete voorbeelden
In plaats van vage bewoordingen te gebruiken, geef concrete voorbeelden van het gedrag dat je wilt bespreken. Dit helpt om duidelijk te maken wat je precies bedoelt en voorkomt misverstanden. Bijvoorbeeld: “Tijdens de vergadering van afgelopen maandag voelde ik me genegeerd toen je mijn ideeën niet liet uitspreken.”
5. Geef en ontvang feedback
Feedback geven en ontvangen is een kunst. Als je feedback geeft, wees dan specifiek en richt je op het gedrag, niet op de persoon. Zeg bijvoorbeeld: “Wanneer je dit doet, dan voel ik me…” in plaats van “Jij bent altijd zo…”. Wees ook open voor feedback van je collega. Misschien heeft hij of zij inzichten waar je zelf nog niet aan had gedacht.
6. Sta open voor de beleving van de ander
Iedereen heeft zijn eigen perspectief. Wat voor jou ongewenst gedrag is, kan voor de ander misschien normaal lijken. Sta open voor de beleving van je collega en probeer te begrijpen waarom hij of zij zich op een bepaalde manier gedraagt. Dit kan je helpen om samen tot een oplossing te komen.
7. Kijk naar je eigen aandeel
Reflecteer ook op je eigen gedrag. Vraag jezelf af of er iets is wat je anders had kunnen doen. Misschien heb je onbedoeld een bijdrage geleverd aan de situatie. Door ook naar je eigen aandeel te kijken, toon je bereidheid om samen te werken aan een betere werkomgeving.
8. Stel voorstellen voor verbetering voor
Geef niet alleen aan wat er misging of waar je last van hebt, maar denk ook mee over mogelijke oplossingen. Zeg bijvoorbeeld: “Zou het helpen als we het voortaan zo doen?” Dit laat zien dat je constructief wilt meedenken en samen tot een verbetering wilt komen.
9. Betrek een onafhankelijke derde
Als het gesprek niet tot de gewenste oplossing leidt of je wilt hier graag over sparren, overweeg eens om een vertrouwenspersoon in te schakelen. Deze kan onafhankelijk en vaak objectief naar jouw verhaal luisteren en meedenken over de verschillende mogelijkheden.
10. Zet afspraken op papier
In sommige gevallen kan het nuttig zijn om belangrijke punten uit een gesprek op te schrijven, bijvoorbeeld in een mail. Dit helpt om afspraken helder te houden en voorkomt misverstanden in de toekomst.
Tot slot
Ik heb er bewondering voor dat je overweegt om jouw gevoel, gedachten, spanningen, twijfels of issues bespreekbaar te maken. Iedere situatie is anders, maar hopelijk helpen deze ‘meegevers’ je op weg om een eerste stap te zetten richting verandering. Als je toch graag even wilt sparren over jouw situatie, voel je altijd vrij om me te bellen of een berichtje te sturen.
Samen maken we de werkplek veiliger en leuker!
