Tijdens mijn opleiding bij het Landelijk Instituut Vertrouwenspersonen gebruikte mijn trainer een prachtig metafoor: zegeltjes plakken. Misschien herken je het wel.
Stel je voor: Collega X maakt een opmerking die jou raakt, verbaast, irriteert, kwetst of frustreert. In plaats van dit meteen te benoemen, plak je onbewust een zegeltje op je spaarkaart. En in de daaropvolgende situaties gebeurt hetzelfde. Uiteindelijk is je spaarkaart – of emmer – vol.
Hoogste tijd om hem in te wisselen, toch?
Het gevaar
Het probleem met zegeltjes plakken is dat je collega X uiteindelijk overvallen kan worden. Hij of zij zag het niet aankomen en voelt zich misschien aangevallen. De emoties zijn dan zo hoog opgelopen dat je minder of geen controle hebt over hoe je jouw boodschap brengt – de bom barst, de ballon knapt. Bovendien kan de drempel om iets te zeggen zo hoog worden dat je het helemaal niet meer durft. Dit kan leiden tot onbegrip en een voedingsbodem voor conflicten en escalaties.
Ben jij een zegeltjesplakker?
Herken je dit fenomeen bij jezelf of in je team? Het is goed om hierover te praten. Stel jezelf en elkaar, in een veilige setting en vanuit nieuwsgierigheid en mildheid, de volgende vragen:
- Waarom gebeurt dit?
- Hoe kunnen we dit samen voorkomen?
- Wat hebben we daarvoor nodig, van onszelf en de ander?
Voel je vrij om de onderstaande afbeelding te gebruiken als hulpmiddel bij dit gesprek.
Concrete tips voor een goed gesprek
- Plan een geschikt moment Kies een rustig moment om het gesprek te beginnen, zoals tijdens een koffiepauze of aan het einde van de werkdag wanneer jullie minder gestrest zijn. Vraag je collega bijvoorbeeld: “Heb je even tijd om straks na de lunch iets te bespreken? Ik heb iets belangrijks op mijn hart.” Dit voorkomt dat het probleem opstapelt en onnodig groter wordt.
- Schrijf een brief Als je het spannend vindt om je boodschap over te brengen, schrijf dan van tevoren een brief waarin je opschrijft wat je dwarszit. Je kunt deze brief tijdens het gesprek voorlezen of gebruiken als leidraad. Zo weet je zeker dat je alles kunt vertellen wat je graag wilt zeggen.
- Gebruik ‘Ik’-boodschappen Praat vanuit je eigen ervaring en gevoelens in plaats van de ander te beschuldigen. Zeg bijvoorbeeld: “Ik voelde me gekwetst toen je die opmerking maakte,” in plaats van: “Jij kwetste me met die opmerking.” Dit voorkomt dat de ander zich aangevallen voelt en helpt het gesprek constructiever te maken.
- Vraag om Feedback Nodig je collega uit om ook feedback te geven over jouw gedrag. Dit creëert een wederzijdse dialoog en helpt om samen te groeien. Bijvoorbeeld: “Is er iets dat ik anders kan doen in onze samenwerking?”
Een voorbeeld
Stel je voor dat je een collega hebt die voortdurend te laat komt bij vergaderingen, wat jou irriteert. In plaats van dit op te kroppen, kun je zeggen: “Hé, kunnen we even praten? Ik merk dat ik gefrustreerd raak als vergaderingen later beginnen omdat ik me dan opgejaagd voel. Kunnen we samen kijken hoe we dit kunnen verbeteren?” Dit voorkomt dat je irritatie opstapelt en de relatie met je collega verslechtert.
Tot slot
Voel je niet de ruimte of veiligheid om het bespreekbaar te maken? Overweeg dan eens om je hart te luchten bij een vertrouwenspersoon. Vaak geeft dit al wat lucht (die ballon een beetje leeg laten lopen). Eventueel kun je samen sparren over een mogelijke eerstvolgende stap.
