Je veilig voelen op het werk is de basis.
Iedereen moet zich veilig kunnen voelen op het werk. Dan zit je beter in je vel, ga je met meer plezier naar je werk, ben je productiever en blijven we vaak langer voor dezelfde organisatie werken. Overal waar mensen samenwerken of samenkomen kan nou eenmaal ook gedoe ontstaan. 1 op de 5 werknemers krijgt te maken met ongewenst gedrag. Het heeft niet alleen veel impact op de werknemer, het kan ook verregaande gevolgen hebben voor de werkgever. Denk hierbij aan oplopende spanningen, gedoe in teams, escalaties, conflicten, imagoschade, (langdurig) verzuim en uiteindelijk verloop. Vaak onnodig en in veel gevallen te voorkomen!
Waarom is het aanstellen van een vertrouwenspersoon zo belangrijk?
Het aanstellen van een (extern) vertrouwenspersoon is geen overbodige luxe. Je geeft hiermee niet alleen invulling aan de wettelijke verplichting om werknemers te beschermen tegen psychosociale arbeidsbelasting, het draagt ook bij aan:
- Werkplezier en tevredenheid
- Goede werksfeer
- Voorkomen en/of verminderen van escalaties
- Welzijn en functioneren van werknemers
- Minder verzuim en verloop
- Besparing van tijd en kosten
Wanneer kun je terecht bij een vertrouwenspersoon?
Werknemers kunnen bij mij terecht met vragen, zorgen, spanningen of problemen op het gebied van ongewenst gedrag of niet-integer handelen. In vrijwel iedere organisatie komt dit voor en veel mensen krijgen hier ooit mee te maken. Het kan gaan om iets groots of heel kleins. Soms is het zichtbaar, vaak ook onzichtbaar. Soms gebeurd het opzettelijk, maar vaak ook onbewust of onbedoeld.
1. Ongewenst gedrag
Hoe we ons voelen op de werkvloer wordt beïnvloed door verschillende omstandigheden, zoals de omgang met de mensen om je heen. Als werkomstandigheden niet goed zijn, zoals de omgang met anderen, kan er werk stress ontstaan. Dit wordt ook wel psychosociale arbeidsbelasting (PSA) genoemd en omvat de volgende thema’s:
- Intimidatie
- Pestgedrag
- Agressie en geweld
- Discriminatie
- Seksuele intimidatie
- Werkdruk (Dit onderdeel valt niet binnen het taakgebied van een vertrouwenspersoon)
2. Niet-integer handelen
Bij een integriteitskwestie kun je denken aan:
- Diefstal, verduistering of fraude
- Corruptie (bijvoorbeeld omkoping, machtsmisbruik of vriendjespolitiek)
- Afpersing
- Misbruik van informatie of organisatiemiddelen
- Onaanvaardbare nevenactiviteiten
- Belangenverstrengeling
Een integriteitsschending of misstand kan heel schadelijk zijn voor een organisatie, de gevolgen zijn vaak groot en soms niet te overzien. Denk hierbij aan bijvoorbeeld ziekteverzuim, personeelsverloop en bijkomende tijd en kosten. Een negatieve impact op de werksfeer en bedrijfscultuur. Ook kunnen integriteitschendingen serieuze imagoschade veroorzaken, met alle gevolgen van dien. Het is dus voor iedereen van belang dat werknemers vermoedens tijdig en veilig bespreekbaar kunnen maken, de mogelijkheid krijgen om te sparren en veilig kunnen melden.
Wat doet een vertrouwenspersoon precies?
1. Opvang en ondersteuning voor werknemers:
Voor werknemers die te maken krijgen met ongewenst gedrag of integriteitskwesties ben ik een neutrale, onafhankelijke gesprekspartner. Het is mijn taak om professionele opvang, begeleiding en ondersteuning te bieden aan deze werknemers. Luisteren met alle aandacht, meedenken en informeren over mogelijke acties en (in)formele oplossingen. Waar mogelijk gaan we op zoek naar een oplossing in informele sfeer. Ook bied ik nazorg en verwijs ik door wanneer dit nodig is.
2. Voorlichting en preventie
Door het geven van informatie en voorlichting over de rol en taak als vertrouwenspersoon binnen de organisatie vergroot ik de zichtbaarheid en laagdrempeligheid van mijn rol als vertrouwenspersoon binnen de organisatie. Daarnaast inspireer en moedig ik werknemers op een positieve manier aan om ongewenst gedrag en niet-integer handelen (op tijd) bespreekbaar te maken. Met behulp van mijn communicatiekit besteed ik veel aandacht aan bewustwording op het gebied van (on)gewenst gedrag en integriteit.
3. Signaleren en adviseren
Als vertrouwenspersoon heb ik een signalerende rol. Ik geef gevraagd én ongevraagd advies aan directie, management en/of OR over onder andere sfeer, werkklimaat, (on)gewenst gedrag en integriteit. Ik denk actief mee en waar mogelijk geef ik concrete suggesties voor verbetermogelijkheden. Jaarlijks ontvangt de directie en (indien aanwezig) OR een jaarrapport.
Wat doet een vertrouwenspersoon niet?
Hoewel ik als vertrouwenspersoon een belangrijke rol speel bij het bieden van ondersteuning en begeleiding, zijn er bepaalde taken die niet binnen mijn verantwoordelijkheidsgebied vallen. Als vertrouwenspersoon werk ik binnen een specifiek mandaat. Het is belangrijk dat mensen ook op de hoogte zijn van de beperkingen van mijn rol als vertrouwenspersoon. Zo doe ik bijvoorbeeld niet aan waarheidsvinding. Ik ben geen coach, hulpverlener of bemiddelaar. Enkele zaken die ook niet tot mijn takenpakket behoren:
1. Juridische vertegenwoordiging: Ik ben geen juridisch adviseur of advocaat. Ik kan je algemene informatie geven over juridische procedures, rechten en mogelijke stappen, maar ik kan je niet vertegenwoordigen in juridische zaken. In geval van juridische kwesties raad ik aan om professioneel juridisch advies in te winnen, indien nodig kan ik je doorverwijzen.
2. Conflictbemiddeling: Hoewel ik als vertrouwenspersoon kan helpen bij het faciliteren van gesprekken en het bevorderen van een positieve communicatie, is het niet mijn taak om als formele conflictbemiddelaar op te treden. In geval van ernstige conflicten kan het nodig zijn om een gespecialiseerde mediator of een andere vorm van conflictresolutie in te schakelen, indien nodig kan ik je doorverwijzen.
3. Therapie, coaching of counseling: Hoewel ik als vertrouwenspersoon kan luisteren naar persoonlijke zorgen uitdagingen, is het niet mijn taak om therapeutische behandelingen of counseling te bieden. Wel kan ik doorverwijzen naar externe hulpbronnen, zoals professionele therapeuten, coaches of counselors, indien nodig.
Het is zó zonde als mensen het bedrijf verlaten om redenen die voorkomen hadden kunnen worden.
Wat zijn de voordelen van een externe vertrouwenspersoon?
Een vertrouwenspersoon kun je zowel intern als extern regelen. Beide manieren brengen voor- en nadelen met zich mee. Vaak heeft een externe vertrouwenspersoon wel de voorkeur, zeker binnen kleinere organisaties. Een combinatie van zowel een interne als externe vertrouwenspersoon is ook mogelijk. De voordelen van een externe persoon:
- Onafhankelijkheid en neutraal, waardoor ik objectief kan kijken naar de sfeer en cultuur binnen de organisatie en werknemers soms ook gemakkelijker de stap durven te zetten;
- Bij afwezigheid kan er eenvoudig voor vervanging worden gezorgd;
- Eventuele interne vertrouwenspersonen hebben een sparringpartner;
- Geen hoge kosten voor opleiding en bijscholing van intern personeel;
- Je voorkomt belangenverstrengeling of dubbele petten;
- HR heeft de mogelijkheid om werknemers door te verwijzen, dit kan tijd besparen.
Is een vertrouwenspersoon verplicht?
Nee, een vertrouwenspersoon is (nog) niet verplicht. De kans is groot dat hier op korte termijn verandering in komt. Op woensdag 23 mei 2023 heeft de Tweede Kamer het wetsvoorstel tot de verplichtstelling van een vertrouwenspersoon aangenomen. Nu is het afwachten of de Eerste Kamer het wetsvoorstel aanneemt.
Als het gaat om ongewenste omgangsvormen is iedere werkgever vanuit de Arbowet verplicht om te zorgen voor een sociaal veilige werkplek voor werknemers en hen te beschermen tegen psychosociale arbeidsbelasting (PSA). Door een vertrouwenspersoon aan te stellen kun je invulling geven aan deze wettelijke verplichting.
Als het gaat om integriteit is iedere organisatie met meer dan 50 werknemers vanuit de Wet bescherming klokkenluiders verplicht om een interne meldregeling te hebben. Het kunnen raadplegen van een vertrouwelijk adviseur is hiervan een onderdeel. Een vertrouwenspersoon aanstellen is een logische manier om invulling te geven aan deze verplichting.
Heb je vragen of wil je hier graag eens over sparren? Voel je vrij om contact op te nemen. Ik denk graag met je mee.
